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Identifiez vos collaborateurs aidants
Il ne faudra pas compter sur vos collaborateurs eux même pour qu’ils vous parlent de leur situation d’aidants et des difficultés professionnelles qui peuvent en découler.
Le sujet est délicat et beaucoup considèrent à tort que l’écoute de leur manager ou de leur hiérarchie ne sera pas bienveillante. Certains pensent aussi que le travail n’est pas l’endroit pour aborder des problèmes qui relèvent de la sphère privée. D’autres préfèrent ne rien dire, par peur d’être stigmatisés. Enfin, certains sont dans une forme de déni ou n’ont même pas conscience du rôle d’aidant qu’ils jouent. Il est tout simplement naturel pour eux de prendre soin de ses proches, quelles qu’en soient les conséquences.
Vous l’aurez compris, le salarié aidant ne se livre donc pas facilement ! Il se fait même discret au sein de son entreprise, ce qui peut parfois le rendre « invisible » à vos yeux. Voilà qui ne vous facilitera pas non plus la tâche.
Pourtant, il est indispensable de ne pas attendre que le salarié soit acculé à vous parler. Plus tôt la situation de l’aidant aura été identifiée, plus efficace sera la « prise en charge ». Les solutions alors déployées permettront de prévenir l’épuisement professionnel ou le burn out. Il est indispensable pour cela de comprendre le mécanisme qui sous-tend cette situation.
Les indicateurs clés
Appuyez-vous pour commencer sur l’analyse de différents indicateurs clefs quantitatifs :
- La pyramide des âges permet de connaitre les tranches d’âge au sein des effectifs de votre entreprise.
- Les horaires de travail renseignent sur des retards éventuels ou des adaptations d’horaires.
- Le taux d’absentéisme permet notamment de suivre l’évolution du nombre de jours d’absence maladie.
- Le nombre de congés aidants demandés et pris, « proche aidants », « solidarité familiale »,« enfant malade », « présence parentale », informe sur les besoins de vos collaborateurs aidants.
- Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels et le plan de prévention identifient les risques liés à la santé et à la sécurité de vos collaborateurs.
Les signaux faibles
Soyez également très attentifs aux changements de comportement, soudains ou progressifs, de vos collaborateurs.
L’aidant peut donner l’image d’un salarié qui manque d’implication, de fiabilité ou de motivation. Ou à contrario, il peut être surinvesti, enquête de travail bien fait, souvent perfectionniste et acquis aux valeurs de son entreprise.
Inexorablement son comportement va évoluer au fil du temps. S’il ne parvient pas à accomplir ses missions et assumer l’ensemble des responsabilités qui lui incombent dans des conditions adaptées, son bien-être et sa santé vont rapidement se dégrader.
Nous ne réagissons pas tous de la même manière face aux aléas de la vie. Il en est évidemment de même pour les salariés aidants ! Vous devrez ainsi apprendre à repérer les processus propres à chacun. Cela nécessite une certaine expérience et un travail collectif de l’équipe d’encadrement, qui devra évidemment être à vos côtés.
Voici quelques marqueurs qui pourraient par exemple vous alerter :
- Expression d’une frustration croissante, retards répétés, faible participation dans les réunions…
- Difficultés à gérer ses émotions (irritabilité, pleurs, colère…)
- Surinvestissement parfois associé à une perception biaisée de ses capacités.
- Découragement et/ou épuisement profond.
- Isolement social lors des moments de convivialité (déjeuners, célébration…)
- Demande de réduction du temps de travail ou de changement des horaires
- Demande de rupture conventionnelle. Elle survient généralement quand le salarié ignore qu’il existe des solutions pour l’accompagner.
Informez et sensibilisez
Il est important de faire un travail de sensibilisation et de prévention au près de vos collaborateurs sur les situations de vulnérabilité, en expliquant quel impact elles peuvent avoir sur nos vies professionnelles et personnelles, et en rappelant l’importance de se faire aider face à des situations auxquelles on ne peut répondre seul.
Vous pouvez pour cela organiser des actions de prévention et d’information ciblées avec l’aide de tiers (associations spécialisées, RH…). Pour dédramatiser ces situations, mais aussi pour permettre par exemple une prise de conscience ou une meilleure compréhension du rôle d’aidant.
Il est aussi essentiel de communiquer clairement sur l’accompagnement apporté à vos collaborateurs aidants et la prise en compte de leur situation par votre entreprise. Partagez avec votre équipe l’ensemble des aménagements spécifiques et des solutions dont peuvent bénéficier ces collaborateurs aidants. Faire ainsi preuve de pédagogie permettra d’éviter d’éventuels malentendus entre les membres de votre équipe, sur ce qui pourrait être perçu comme un avantage ou un privilège (horaires décalés, aménagement du temps de travail…).
IMPORTANT
Vous ne pourrez évidemment pas évoquer le rôle d’aidant de vos collaborateurs concernés, sans leur accord. Il est aussi essentiel d’apprécier l’intérêt ou non de partager leur situation avec les autres membres de l’équipe. Même si cela peut développer la solidarité, l’empathie et l’entraide de chacun, ou encore apaiser des tensions, vous ne pourrez pas aller à l’encontre de la volonté de vos collaborateurs aidants qui souhaitent rester discrets sur leur situation vis-à-vis de leurs collègues.
TEMOIGNAGE
- L'avis de la coach Céline DAUCHY
Mobilisez les acteurs internes
Du fait de votre rôle de manager, vous avez une proximité avec vos collaborateurs qui vous permettra d’identifier un éventuel aidant au sein de votre équipe.
Il ne vous sera pas nécessaire de connaitre l’ensemble de la législation ou des dispositifs existants.
Vous devrez en revanches avoir qui sont les bonnes ressources au sein de votre entreprise. Non seulement pour orienter votre collaborateur, mais aussi pour recueillir des conseils sur la posture à adopter, pour ne pas vous sentir démuni face à ce type de situation qui parfois, peut générer une charge émotionnelle importante.
Suivant la taille de votre entreprise n’hésitez donc pas à solliciter :
- votre N+1, sur qui vous devez pouvoir compter pour vous écouter, trouver des solutions et éventuellement faire la jonction avec les autres personnes à mobiliser au sein de votre entreprise.
- La personne responsable des ressources humaines qui doit être pour vous un interlocuteur privilégié, auprès de qui en toute confidentialité, vous pourrez exposer la situation de vos collaborateurs et ainsi être informé des dispositions légales et/ou internes à l’entreprise dont ils pourraient bénéficier.
- L’équipe Qualité de Vie au Travail ou la mission handicap, souvent rattachée au service des ressources humaines et principalement en charge des personnes en situation de handicap, elle pourra également orienter et accompagner vos collaborateurs aidants.
- Les membres du Comité social et économique. A votre écoute en cas de difficultés, ils peuvent vous informer sur ce que propose votre convention collective, votre contrat de santé et de prévoyance ou encore les dispositifs en place au sein de votre entreprise à l’attention des aidants salariés.
Mobilisez les acteurs externes
Des interlocuteurs externes à votre entreprise peuvent aussi conseiller et orienter. Vous pourrez ainsi inciter vos collaborateurs à contacter la médecine du travail. Ils pourront avec le médecin du travail et/ ou l’assistante sociale du service de santé au travail aborder le processus de suivi médical professionnel (visite de pré-reprise, de reprise, entretien RH...)
Les psychologues du travail peuvent également apporter un espace de parole et d’écoute anonyme pour vos collaborateurs. Soumis au secret professionnel, ils peuvent exercer en libéral ou dans des associations interprofessionnelles, auxquelles peuvent adhérer les entreprises.
Vous pouvez également solliciter les services d’accompagnement social mis en place par votre mutuelle, votre institution de prévoyance ou votre caisse de retraite complémentaire.
TEMOIGNAGE
Isabelle, manager et designer textile, accompagnante de sa mère dépendante de 78ans.
Adapter l'organisation du travail de vos collaborateurs aidants
Votre collaborateur aidant doit pouvoir dialoguer en confiance avec la Direction des ressources humaines et vous-même pour exercer dans les meilleures conditions toutes ses missions. Il doit pouvoir gérer à distance, depuis son lieu de travail, le soutien à son proche aidé (coordination de professionnels de santé ,prise de rendez-vous…).
Souplesse et flexibilité sont donc des conditions sine qua none à une organisation du travail adaptée aux besoins de vos collaborateurs aidants.
Informez les donc régulièrement sur les dispositifs législatifs ou propres à votre entreprise, qui peuvent les aider à mieux concilier vies professionnelle et personnelle. La plupart peuvent être facilement mis en place et ainsi les soulager rapidement.
49% sont stressés au travail vs 39% pour l'ensemble des salariés.
Source :BaromètredesaidantsFondationApril–BVA–Octobre2021
Les aménagement du temps de travail
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Les horaires flexibles
Définissez par exemple des plages élargies d’arrivée et de départ qui permettront à votre collaborateur aidant d’organiser plus facilement ses journées afin de gérer les urgences de son aidé. Il pourra travailler plus tôt ou plus tard certains jours et aura ainsi la souplesse nécessaire pour organiser son travail de salarié et d’aidant.
- L’annualisation du temps de travail
Ce dispositif offre également de la souplesse aux salariés. Il permet, dans une certaine limite, de choisir ses heures et ses jours de travail dans une période de temps donnée. Votre collaborateur peut décider d’avoir de longues plages horaires de travail pendant 15 jours puis de s’arrêter une semaine. Bon à savoir, l’annualisation peut également être utilisée par votre employeur pour mieux gérer les surcharges ou les creux d’activité.
- Le temps partiel annualisé pour raisons personnelles
(article L 3123-7 du Code du travail) :
Travailler à mi-temps ou en temps partiel pour raisons personnelles est la disposition légale la plus demandée par l’aidant salarié. Il se traduit par une réduction du temps de travail quotidien, hebdomadaire, ou annuel (périodes travaillées et non travaillées réparties sur l’année).
Chaque période non travaillée dure au moins 1 semaine. Cette répartition des horaires de travail prend la forme d’un temps partiel annualisé.
Une demande de travail à temps partiel annualisé est possible pour raisons familiales ou pour des besoins personnels. Par exemple, pour garder son enfant pendant les vacances scolaires.
Ce dispositif permet à l’aidant d’alterner des périodes travaillées à temps plein avec des périodes non travaillées, en justifiant de sa situation personnelle d’aidant.
Pour obtenir ce temps partiel, votre collaborateur doit adresser une demande à l’employeur (écrite ou orale).Si celle-ci est acceptée, il sera proposé au salarié un avenant à son contrat de travail. Celui-ci prévoira les modalités du temps partiel (notamment les périodes travaillées et non travaillées) et devra être signé par votre collaborateur.
L’employeur peut toutefois refuser la demande du salarié aidant, en justifiant de raisons objectives liées aux nécessités de fonctionnement de l’entreprise.
Pour en savoir plus
- Les horaires individualisés
Les possibilités offertes par les horaires flexibles ou l’annualisation peuvent être insuffisantes pour répondre aux besoins du salarié aidant. Dans ce cas, une autre solution consiste à mettre en place des horaires individualisés.
La réduction du temps de travail
Votre employeur a la possibilité, pour répondre aux besoins de votre collaborateur aidant, de proposer une réduction du temps de travail. Celle-ci peut être permanente ou avoir une durée limitée en fonction de l’évolution de la situation de votre collaborateur.
La réduction du temps de travail peut être également lissée sur l’année. Par exemple, si votre collaborateur a un temps de travail réduit à 4/5. Il pourra toutefois continuer à travailler à plein temps pour accumuler des jours de récupération. Ceux-ci pourront être pris tout au long de l’année au moment où il en aura besoin pour être auprès de son aidé.
Les aménagement de poste
Parfois il peut être utile de réfléchir à une nouvelle affectation géographique qui permette au salarié de se rapprocher de son lieu de travail. Votre collaborateur pourra, par exemple, vous en parler lors de l’entretien professionnel après lui avoir indiqué les possibilités de mutation interne à l’entreprise.
Certains salariés ressentent le besoin d’opérer des changements professionnels importants afin de se rendre disponibles pour leur proche. Si par exemple le travail de nuit est prévu dans votre entreprise, le salarié peut demander à travailler de nuit pour être plus disponible en journée.
Le télétravail
Ce mode d’organisation du travail permet là encore de mieux concilier vie privée et vie professionnelle pour beaucoup de salariés, mais plus encore chez les salariés aidants. On mesure pleinement aujourd’hui l’incidence de la crise sanitaire et ses différents confinements sur le déploiement massif du travail « hybride » avec des journées en entreprise et en télétravail.
TEMOIGNAGE
Hélène, marié, juriste dans une PME, trois enfants et aidante de sa fille de 6 ans polyhandicapée
Bien évidemment, si l’on veut éviter tous les risques liés à un télétravail subi ou mal organisé, il est indispensable que celui-ci soit bien encadré.
- Soyez présent et à l’écoute même à distance. Prenez des nouvelles de votre collaborateur aidant les jours télétravaillés. Faites des points réguliers avec lui afin qu’il se sente soutenu.
- Ajustez la charge de travail et les missions que vous lui confiez.
- Maintenez des réunions d’équipe et des temps informels en présentiel afin que votre collaborateur aidant ne se sente pas isolé et puisse ainsi conserver un lien avec ses collègues.
- Poser un cadre de télétravail clair, avec un planning d’équipe partagé (jours télétravaillés, rendez-vous, disponibilités du manager).
Des temps de répit (avec ou sans congés)
Comme cela a déjà été évoqué, la souplesse dans l’organisation du temps de travail est primordiale. C’est pourquoi, la mise en place de congés spécifiques ou l’extension d’autres types de congés tels que les congés pour enfant malade aux salariés aidants est un plus.
TEMOIGNAGE
Laura BOMO, Directrice des Relations sociales, Coca-Cola (2 600 salariés)
Faciliter la prise de congé par un dispositif permettant un délai de prévenance raccourci ou permettre la prise de congé en demi-journée sont de véritables atouts pour soutenir le salarié.
N’oubliez pas non plus les solutions externes à l’entreprise et qui peuvent contribuer à l’équilibre vie professionnelle vie personnelle de vos collaborateurs : crèches, garde d’enfants, préfinancement d’aide-ménagère, soutien administratif…
Accompagnez la prise de congé de votre collaborateur aidant
Préparer son absence
La préparation du congé proche aidant prévoit la possibilité d’un entretien préalable avec votre collaborateur, et d’un entretien lors de sa reprise. Ce temps d’échange devra être préparé avec une attention particulière pour pouvoir aborder les points suivants :
- Sa situation actuelle et les difficultés qu’il rencontre dans l’entreprise.
- Ses attentes par rapport à la mise en place d’un congé proche aidant (« Ce congé me permettra de me reposer, face à l’accompagnement de fin de vie de ma maman, je n’arrive plus à tout concilier »).
- Ses tâches, l’avancement de ses projets et leur transmission temporaire au collectif de travail, ou à la personne recrutée pour son remplacement.
- La possibilité pour le salarié aidant de trouver un accompagnement social pour soutenir son parcours administratif, soit au sein de l’entreprise, soit auprès de services spécialisés externes (recours à un appui administratif ou social).
Préparer son retour
Revenir dans son entreprise après une longue absence est souvent vécu comme une épreuve, quelle qu’en soit la raison. Il est donc nécessaire d’organiser dans les meilleures conditions le retour de votre collaborateur.
Prévoyez avec lui un temps d’échange informel, pour lui permettre s’il en ressent le besoin d’aborder sa situation.
- Assurez-vous qu’il dispose d’un espace de travail et du matériel (ordinateur, téléphone…) dès son arrivée.
- Préparez avec le collectif de travail (collègues, RH, représentants du personnel) la transmission d’informations au salarié aidant.
- Marquez son retour avec une attention simple (un café d’accueil, une attention portée par le collectif).
- Planifier avec lui, lors de l’entretien de reprise, des temps réguliers d’échange sur son travail et les adaptations envisageables, durant les trois premiers mois de son retour.
Lorsque cela est possible au sein de l’entreprise, l’intervention de professionnels extérieurs (psychologue du travail, coach) peut être bénéfique dans cette période de reprise. Et la présence d’un tiers permet plus facilement de faire évoluer la situation.
Des exemples de question que peut se poser l’aidant en revenant au travail :
- Est-ce que cela va bien se passer entre l’équipe d’auxiliaires de vie et mon proche suite à ma reprise professionnelle ?
- Je suis parti quand l’équipe était en bouclage de projet, contraint par la sortie d’établissement de mon enfant handicapé, pendant la COVID. Comment vais-je arriver à expliquer cela alors que la simple évocation de cette période me fait monter les larmes aux yeux ?
- Mes horaires sont difficilement compatibles avec celui de passage du minibus, qui le dépose entre 16h30 et 17h30, comment vais-je en parler alors que je reviens déjà d’un congé ?
- Je suis perdu dans tous ces nouveaux projets, et il y a plein de nouveaux collègues, qui ne connaissent pas mon histoire. J’espère arriver à en parler sans trop plomber l’ambiance. Ne pas toujours être le centre des attentions et des « privilèges ».
- Et puis cette hospitalisation à venir de mon fils, pour l’opération. Encore une absence. Sil’ambiance est tendue, je n’aurais pas d’autre choix que de me mettre en arrêt. Comment enparler ?